4 Vorteile des digitalen Maßnahmenmanagements - die zentrale To-do-Liste für Kunde und Lieferant

Der Erfolg eines Unternehmens ist unter anderem von seinem Maßnahmenmanagement abhängig. Um dieses jedoch effizient durchführen und kontrollieren zu können, ist eine möglichst einfache und transparente Nachverfolgung aller Daten unbedingt notwendig. Die Steuerung, Überwachung und Auswertung von entsprechenden Maßnahmen müssen dafür reibungslos funktionieren – und das unabhängig davon, aus welcher Quelle die nötigen Maßnahmen stammen (z.B. Audits, Reklamationen usw.).

Eine verlässliche Übersicht über alle Maßnahmen und Informationen zu deren Durchführung ist in der Praxis jedoch häufig nicht möglich: Durch Medienbruch und inkonsistente Informationsweitergabe verliert das Maßnahmenmanagement schnell an Effizienz, was zu unerwünschten Verzögerungen in der gesamten Lieferkette führen kann.

Doch wie lässt sich das Maßnahmenmanagement transparenter, zuverlässiger und damit auch effizienter gestalten?

Die Digitalisierung Ihres Maßnahmenmanagements ermöglicht Ihnen die Übersicht über wichtige Kennzahlen und Aufgaben innerhalb Ihrer Maßnahmenplanung. Welche entscheidenden 4 Vorteile ein softwaregestütztes Maßnahmenmanagement für Ihr Unternehmen bringt, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Alle jederzeit auf dem gleichen Kenntnisstand

Die meisten Vorteile ergeben sich aus dem zentralen Zugang: Alle beteiligten Personen greifen auf die gesammelten Daten zu, aus denen sich ein klares und einheitliches Bild ergibt. Im digitalen Maßnahmenmanagement erhalten Mitarbeiter eine übersichtliche To-do-Liste, auf der eine Sammlung aller Detailmaßnahmen festgehalten ist. Diese können in Form von Terminen, Beschreibungen oder Dokumenten angelegt werden. So kann der Kunde z. B. einen Termin vorgeben oder der Lieferant sieht, welche Maßnahmen noch durchzuführen sind. Durch diesen Gesamtüberblick erhalten Sie eine schnelle und einfache Übersicht über folgende Punkte:

• bereits durchgeführte Maßnahmen und deren Ergebnisse
• anstehende Maßnahmen
• ausstehende Maßnahmen
• anstehende Termine
• detaillierte Verfolgung

In der zentralen Datenbank werden unter anderem Termine, Nachrichten, Kommentare, Aufgaben, Informationen oder Maßnahmendetails gespeichert. Durch die Ablage aller Angaben an einem Ort können alle Beteiligten jederzeit problemlos die gewünschten Informationen abrufen.

Automatisierte Maßnahmen- und Terminerinnerungen

Da sich nun alle beteiligten Personen an einem zentralen Punkt treffen, wird die Kommunikation erheblich erleichtert. Ohne Medienbruch können Sie mit einer softwaregestützten Maßnahmenplanung eine Maßnahme direkt bearbeiten. Ihre Änderung wird dann wiederum in einem Logbuch erfasst, das jederzeit einsehbar und somit nachvollziehbar ist. Kunden und Lieferanten können sich austauschen und die Maßnahmen besser überwachen.

Durch die vollständige Auflistung der einzelnen Detailmaßnahmen sehen Sie außerdem, wo die jeweilige Zuständigkeit liegt und wie die entsprechenden Aufgaben aussehen. Um die Terminplanung rechtzeitig durchzuführen und nicht zu versäumen, priorisieren Sie die anstehenden To-dos. Durch die Zuteilung erhalten die Verantwortlichen Informationen über ihre Aufgaben und werden darüber hinaus automatisch erinnert, wenn Maßnahmen nicht bearbeitet wurden oder Termine überschritten sind.

Automatisierte Maßnahmen- und Terminerinnerungen

Je nach Unternehmen können Maßnahmen und Aufgabentypen sehr unterschiedlich aussehen. Die Definition verschiedenster Maßnahmen können Sie in einer digitalen Lösung ganz nach Bedarf vornehmen. Erstellen Sie dafür in Ihrem zentralen Maßnahmenmanagement verschiedene Maßnahmentypen, wie z. B. Sofort-, Abstell-, oder Vermeidungsmaßnahmen, und ordnen Sie diese den jeweiligen Qualitätsvorgängen zu.

Auch hier spielt die zentrale Sammelstelle von Daten wieder ihren Vorteil aus: Sie sorgt dafür, dass Sie einen Gesamtüberblick über alle fälligen Maßnahmen erhalten, auf die Sie jederzeit zugreifen können. Dadurch unterstützt Sie die Weblösung z. B. auch bei Lieferantengesprächen, denn Sie können die Informationen jederzeit abrufen und für die Grundlage bei Entscheidungsgesprächen unterstützend zurate ziehen.

Alle Maßnahmen und Zuständigkeiten im Blick

Eine ausführliche Dokumentation ist unabdingbar für den Erfolg Ihrer Projekte. Besonders, wenn mehrere Personen beteiligt sind, sind detaillierte Nachweise wichtig, um die verschiedenen Arbeitsschritte nachvollziehen zu können und eventuelle Fehler in der Prozesskette aufzudecken. Die detaillierte Dokumentation ist ein weiterer Vorteil des digitalen Maßnahmenmanagements: Da sie stets aktuell und vollständig ist, liefert sie Ihnen Sicherheit und dient als verlässliche Entscheidungsgrundlage.

Durch die Einsicht in alle fälligen Daten können Sie das Auslassen oder Übersehen einer wichtigen Maßnahme verhindern und kontrollieren. Außerdem ist eindeutig, wer für welche Ausführungen verantwortlich ist. Die detailgetreue Bestandsaufnahme liefert Ihnen z. B. auch alle Informationen zu den Aufgaben des Lieferanten. Dadurch können Sie unter anderem leichter die Termintreue überprüfen.

Fazit

Ein gutes Maßnahmenmanagement ist für jedes Unternehmen wichtig. Digitale Lösungen bieten dafür entscheidende Vorteile und unterstützen Sie effektiv in Ihren Prozessen.

Besonders sinnvoll ist die Sammlung von Daten an einer zentralen Stelle. Alle Beteiligten greifen damit auf die gleiche Datenbank zu und erhalten einen Überblick über die gesamte To-do-Liste. Für eine möglichst effiziente Unterstützung sollten Sie die einzelnen Maßnahmen priorisieren, in Maßnahmentypen einteilen oder direkt als Zuständigkeiten verteilen. Die Verantwortlichen können Sie im digitalen Maßnahmenmanagement automatisch zu ihren Aufgaben informieren und bei Terminüberschreitungen erinnern lassen. Durch die ausführliche Dokumentation, die auch die Kommunikation einschließt, stehen Ihnen jederzeit eine gute Gesamtübersicht sowie die Kontrolle über alle anstehenden Maßnahmen zur Verfügung.

Die Digitalisierung Ihres Maßnahmenmanagements unterstützt Ihr Unternehmen von Grund auf – von vielen Vorteilen und erleichtert Ihnen die Koordinierung der Maßnahmenprozesse.